Seputar KPI dalam Manajemen Proyek Konstruksi

ilustrasi (sumber: Antara)

Note: Selamat Pagi Dunia yang semakin hari makin tua ini. Setelah sekian lama absen (post terakhir adalah Juli 2018, berarti hampir 7 bulan), lagi-lagi saat pertama kali mengecek, blog ini tak ada ubahnya seperti almari buku berdebu dengan ketebalan mungkin sekitar 5cm. Saking tebalnya, mungkin sudah bisa dipakai untuk menanam benih daun rosemari. Pun, menulis kembali terasa membutuhkan stamina dan kapasitas otak yang lebih besar. Seperti komputer lama, pastinya menghasilkan CPU Usage yang tinggi ketika menjalankan aplikasi-aplikasi terbaru. Entah analogi itu cocok atau tidak. Langsung saja dalam tulisan kali ini saya akan sedikit menjabarkan dan menjelaskan apa itu KPI, terutama dalam bidang proyek konstruksi, terkhususnya manajemen proyek konstruksi. 

Apa itu KPI?

KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicators atau dalam Bahasa Indonesia adalah Indikator Kinerja Utama (IKU). Dalam dunia modern yang saat ini semakin menuntut proses kuantifikasi atau kebutuhan untuk melakukan peniliaian sembarang hal atau apapun itu dalam besaran yang terukur (measurable magnitude), berbagai indikator telah dikembangkan dan diterapkan. KPI adalah indikator yang telah digunakan dan diterapkan pada sebuah sistem, sistem manajemen, organisasi, instansi, perusahaan, kelompok bahkan mungkin individu, yang berfungsi sebagai alat ukur dalam menilai performa, kinerja, keberhasilan sutatu program, kebijakan, proyek, dari target, tujuan, sasaran yang ingin dicapai.

KPI dalam Proyek Konstruksi

Dalam proyek konstruksi kita pasti sudah mengenal dengan apa yang dinamakan segitiga kendala (The Triple Constraints, PMI 1970) yang terdiri atas biaya (Cost), waktu (Time) dan lingkup/kualitas (Scope/Quality). Dalam konsep ini, perubahan salah satu elemen akan mengubah satu atau dua elemen yang lain secara bersamaan atau seolah-olah saling tarik menarik (Suanda, 2015). Misalnya, waktu yang dipercepat akan berpengaruh terhadap biaya karena perlu penambahan sumber daya, atau misalnya peningkatan kualitas akan menambah biaya dan waktu seperti penggunaan metode konstruksi yang lebih advance, sehingga memerlukan waktu lebih lama untuk menyelesaikan, dibanding dengan metode konstruksi konvensional.

Triple Constrain tersebut dalam perkembangan selanjutnya berkembang karena tidak dapat menjadi tolak ukur utama dalam menilai kinerja utama sebuah proyek. Maka kendala-kendala lain mulai dimasukkan kedalam KPI, guna menghasilkan indikator yang lebih komprehensif.

Sebagai catatan perlu diketahui, bahwa tidak ada indikator yang tetap dan fix yang digunakan oleh proyek-proyek yang dilaksanakan. Dalam tulisan ini, beberapa indikator kinerja utama diambil dari penelitian yang dilakukan oleh Leon dkk
Leon, dkk dalam penelitiannya menggunakan 8 indikator sebagai KPI dalam proyek konstruksi. Indikator atau parameter-paramter tersebut digali dari literatur atau penelitian-penelitian sebelumnya ditambah dengan wawancara ekslusif dengan ahli-ahli dan praktisi manajemen proyek konstruksi. Ke 8 indikator tersebut akan dijabarkan sebagai berikut

1. Cost Performance Index (CPI)

CPI mengukur seberapa efisien biaya proyek, dimana biaya yang membengkak (cost overrun) sangat dihindari. Rumus CPI adalah sebagai berikut:

CPI = BCWP/ACWP

dimana BCWP = Budget Cost for Work Performed; ACWP= Actual Cost for Work Performed

Perlu diperhatikan CPI dibawah angka 1 berarti pertanda cost overrun. CPI biasanya selalu dikontrol oleh Project Manager dalam satuan waktu dan tidak hanya memasukkan satu pekerjaan, namun memasukkan keseluruhan pekerjaan sesuai progress pekerjaan yang telah dilaksanakan.


2. Schedule Performance Index (SPI)

Seperti CPI, SPI mengukur indeks performa jadwal daripada proyek. SPI dihitung menggunakan rumus sebagai berikut:

SPI = EV/ PV

dimana EV= Earn Valued; PV= Planned Value

Earn value adalah jumlah uang yang diperoleh dari pekerjaan yang telah diselesaikan dalam satuan waktu. EV biasa diasosiasikan dengan BCWP. Sedangkan PV adalah biaya pekerjaan yangt telah dijadwalkan, disepakati dan direncankan dalam waktu tertentu. PV diasosiakan dengan BCWS dalam konsep Earned Value Management (EVM).


3. Quality Performance Index (QPI)

QPI dalam industri konstruksi membantu memastikan proyek akan mencapai syarat yang sesuai dengan standar kualitas. Rumus QPI adalah:

QPI= total biaya langsung + tidak langsung pekerjaan ulang yang telah dikerjakan/ total biaya pada tahap konstruksi


4. Profitability Performance Index (PFI)

PFI mengukur pendapatan yang diperoleh kontraktor sebelum dikenakan pajak dan bunga. Rumus PFI adalah:

PFI= ER/ACWP

dimana ER= Earn revenue, pendapatan yang ditelah dibayarkan maupun belum dibayarkan oleh owner untuk pekerjaan aktual yang telah diselesaikan dalam kurun waktu tertenut; ACWP= Actual Cost for Work Performed


5. Safety Performance Index (SFPI)

SFPI merupakan aspek penting untuk menjaga reputasi yang baik dalam industri konstruksi dan untuk menjaga keselamatan dan kesehatan staf proyek dengan benar. Rumus SFPI adalah:

SFPI = (jumlah kecelakaan kerja x 200.000)/ total jam pekerjaan di lapangan


6. Environment Performance Index (EPI)

EPI mengukur seberapa jauh pelaksanaan proyek memberikan dampak positif bagi  sekitar dalam aspek lingkungan, ekonomi dll. Dalam perhitungan EVI, Leon dkk menggunakan indikator yang dikembangkan oleh The Movement for Innovation Sustainability Working Group, dimana rumus EPI adalah:

EPI= Jumlah Wi x Ni

dimana Jumlah Wi adalah jumlah bobot dari 6 indikator sebagai berikut yang dihitung sebagai berikut:

Jumlah Wi= Wo +We +Wa +Ww +Wb +Wt= 1:0

dimana Wo = weight of the operational carbon dioxide emission indi- cator; We = weight of the embodied carbon dioxide indicator; Wa = weight of the amount of water used in the project operation indica- tor; Ww = weight of the waste in the construction process indicator; Wb = weight of the biodiversity indicator; Wt = weight of the transport indicator; dan Ni = normalized measure of the environmental performance indicator i.


7. Team Satisfaction Performance Index (TSPI)

Dalam beberapa studi, tim proyek adalah salah satu kunci kesuksesan pelaksanaan proyek. Maka dari itu, wajib bagi project manager untuk mengorganisir tim agar berjalan dengan efektif dan efiisien. Dalam studinya, Leon dkk mengadopsi perhitungan  KPI yang dikembangkan untuk industri konstruksi United Kingdom. 

Leon dkk menjelaskan, perhitungan TSPI menggunakan metode kualitatif dengan penggunaan kuosioner dimana Anggota tim menilai tingkat kepuasan mereka berdasarkan empat bidang yang menjadi perhatian:
(1) jumlah pengaruh yang mereka miliki terhadap pekerjaan mereka,
(2) gaji dan kondisi mereka,
(3) rasa prestasi yang mereka dapatkan dari pekerjaan mereka, dan
(4) rasa hormat yang mereka dapatkan dari atasan.

Peringkat untuk bidang yang menjadi perhatian diukur pada skala dari 1 hingga 10, di mana 1 berarti sangat tidak puas dan 10 sangat puas. Peringkat keseluruhan TSPI ditentukan dengan menghitung rata-rata penilaian individu terhadap empat bidang tersebut.

8. Client Satisfaction Performance Index (CSPI)

Kepuasan pelanggan adalah salah satu dari indikator yang perlu diperhatikan dalam menilai performa dan kinerja dari delvery project. Seperti TSPI, CSPI juga menggunakan metode kualitatif dengan cara survey pada pelanggan. Pelanggan yang dimaksud disini adalah pengguna jasa konstruksi, yakni Owner Proyek. CSPI dihitung dengan rumus:

CSPI = Jumlah Wj x Rj

dimana Wj= bobot relatif kepuasan pelanggan dalam beberapa area konsen, yang dihitung menggunakan rumus:

Jumlah Wj=  ¼ Ws + Wc +Wq+ Wro+ Wec+ Wrc +Wse = 1,0

dimana Ws = weight of the control of project schedule; Wc = weight of the project within the client budget; Wq = weight of the quality of work; Wro = weight of the response to client orientation; Wec = weight of the effective communication; Wrc= weight of the response to complaints; Wse = weight of the environmental and safety procedures; dan Rj = rating for the client’s area of concern j on a scale from 1 to 10, where 10 is very satisfied


Referensi:
1. Leon, H., Osman, H., Georgy, M., & Elsaid, M. (2018). System Dynamics Approach for Forecasting Performance of Construction Projects. Journal of Management in Engineering, 34(1), 04017049. https://doi.org/10.1061/(ASCE)ME.1943-5479.0000575

2.Fleming, Q. W., and Koppelman, J. M. (2010). Earned value project management, 4th Ed., Project Management Institute, Newton Square, PA.

3. PMBOK, Project Management Institute

4. Fayek, A. R., Dissanayake, M., and Campero, O. (2003). “Measuring and classifying construction field rework: A pilot study.” Research Rep., Dept. of Civil and Environmental Engineering, Univ. of Alberta, Edmonton, AB, Canada.

5.OSHA (Occupational Safety and Health Administration). (2004). “OSHA forms for recording work-related injuries and illnesses.”

6. Constructing Excellence. (2004). “Respect for people: A framework for action.” The Rep. ofthe Respect for People Working Group, London.

7. Constructing Excellence. (2006). “U.K. construction industry key performance indicators.” London.